Praxisbeispiele für SharePoint

utilitas hat in den letzten Jahren über 100 SharePoint Projekte realisiert. Hier finden Sie einige Beispiele. Somit bekommen Sie ein konkretes Gefühl für die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint.

Praxisbeispiel - Versicherungsmakler

Kunde: Elmar G. Kuri Versicherungsmakler GmbH & Co. KG

Thema: Ablösung Fileserver und Outlook-Aufgaben

Ausgangsituation:

Die Dokumente auf dem Fileserver hatten ein sehr großes Volumen erreicht. Eine Suche war faktisch nicht mehr möglich. Aufgaben wurden dezentral in Outlook verwaltet. Eine Übersicht für die Führungskräfte war schwer zu gewinnen. Die Produktivität der Mitarbeiter war somit erheblich eingeschränkt.

Lösungsweg:

Mit der Einführung von SharePoint Server 2010 werden alle Dokumente dort verwaltet. Durch eine intelligente Verschlagwortung und die Volltextindizierung ist die Suche jetzt einfach möglich. Alle Aufgaben werden zentral im SharePoint verwaltet. Führungskräfte haben so schnell einen Überblick. Die Anzahl der E-Mails hat sich reduziert, da die Mitarbeiter sich jetzt direkt im SharePoint über Veränderungen informieren bzw. bedarfsweise benachrichtigt werden.

Praxisbeispiel - Tankstellenbetreiber

Kunde: Fred Pfennings GmbH & Co. KG

Thema: SharePoint Online bzw. Hosting

Ausgangssituation:

Fred Pfennings betreibt an über 50 Standorten Tankstellen. Eine Vernetzung ist daher sehr aufwändig. Sämtliche Daten wurden in der Vergangenheit per Fax übermittelt. Störungen an Tankstellen konnten daher nur mit Verzögerung bearbeitet werden. Eine Sicherung der Daten war nur schwierig zu erreichen.

Lösungsweg:

Durch die Einführung von SharePoint Online werden dort alle Daten zentral verwaltet. Störungen werden dort in ein Formular eingegeben und vom Techniker protokolliert. Die Behebung von Störungen kann jetzt wesentlich besser priorisiert werden. Zusätzlich wurde in SharePoint eine Aufgabenverwaltung geschaffen. Mitarbeiter sehen jetzt immer direkt ihre offenen Aufgaben. Die Lösung wird durch eine zentrale Adress- und Kontaktverwaltung abgerundet.

Praxisbespiel - Softwarehersteller

Kunde: GEVA Business Solutions GmbH

Thema: Intranet

Ausgangssituation:

Die GEVA ist ein Softwarehersteller mit vielen großen Kundenprojekten. Da viele Mitarbeiter unterwegs sind, wurde der Informationsaustausch immer schwieriger. Die Mitarbeiter fühlten sich teilweise schlecht informiert. Teilweise gab es Informationen per E-Mail. Es fehlte jedoch eine zentrale Plattform.

Lösungsweg:

Durch die Einführung der SharePoint Services wurde eine zentrale Plattform für Informationen geschaffen. Alle Mitarbeiter können sich eigenständig die aktuellen Informationen beschaffen. Bedarfsweise können sie sich direkt vom SharePoint über Änderungen benachrichtigen lassen.

Praxisbeispiel - Spedition

Kunde: LANDO GmbH Internationale Spedition und Transportberatung

Thema: Integration mit Dynamics CRM

Ausgangssituation:

Als eine der führenden Speditionen für Transporte nach und von Osteuropa erstellt LANDO eine sehr große Anzahl an Angeboten. Die Verwaltung war schwierig geworden und eine Auswertung nicht mehr gezielt möglich. Die Verwaltung der Dokumente erfolgte auf dem Fileserver.

Lösungsweg:

Durch die Einführung von Dynamics CRM konnten die Angebote strukturiert werden. Die Speicherung erfolgt auf einem SharePoint Server. Durch die Integration der beiden Systeme wurde die Produktivität der Mitarbeiter erheblich gesteigert.

Praxisbeispiel - Ingenieurgesellschaft

Kunde: P3 automotive GmbH

Thema: Projektabrechnung

Ausgangssituation:

Die P3 automotive rechnete ihre Projekte mit einer eigenentwickelten Software ab. Die Stabilität und Benutzerfreundlichkeit der Lösung ließ stark zu wünschen übrig.

Lösungsweg:

Auf dem SharePoint Server der P3-Gruppe wurden einige Anpassungen von utilitas realisiert. Nun können sowohl die Daten zur Projektabrechnung erfasst werden, zentral im SharePoint verwaltet werden als auch die Rechnungsbelege direkt vom SharePoint erzeugt werden. Durch die zentrale SharePoint Plattform entstehen keine zusätzlichen Betriebs- und Lizenzkosten.

Praxisbeispiel - Zeitungsverlag

Kunde: Zeitungsverlag Aachen GmbH

Thema: IT-Abteilung

Ausgangsituation:

Die Daten der System Center Operations Managers wurden nur begrenzt ausgewertet. Dadurch wurden Fehler teilweise zu spät bearbeitet.

Lösungsweg:

Durch die Einführung des SharePoint Server werden die Daten aus dem Operations Manager direkt dort visualisiert. Die Webseite wird auf einem Monitor direkt im Büro den Administratoren angezeigt. So kann schnell und zielgerichtet auf Fehler reagiert werden.