„Mit Microsoft Small Business Server können wir jetzt rund 20 Prozent schneller mit unseren Clients arbeiten und unsere E-Mails mobil empfangen.“
Dieter Mainz, Geschäftsführer, Autoteile Mainz GmbH & Co. KG
Die Mainz GmbH & Co. KG in Aachen arbeitete mit veralteten IT-Systemen. Auf dem IBM-Server Netfinity 4500R mit dem Betriebssystem Novell Netware 3.12. existierten unterschiedliche Verzeichnisdienste, die viel Pflege erforderten. Auf den PCs der Mitarbeiter waren Microsoft Windows 98 und Open Office installiert. Eine Linux-Firewall auf Basis von Debian 3.1 erwies sich als unsicher – sie wurde bereits öfters von Hackern durchbrochen. Um den Mitarbeitern eine zeitgemäße Arbeitsumgebung und den Kunden einen besseren Service zu bieten, beschloss Geschäftsführer Dieter Mainz im Oktober 2006, eine einheitliche, zukunftssichere und stabile Plattform einzuführen. Mit Unterstützung des Microsoft Gold Certified Partners utilitas GmbH löste das Unternehmen im Dezember 2006 die Altsysteme durch Microsoft Small Business Server 2003 R2 Premium Edition ab und führte neue PCs mit Windows XP Professional und Microsoft Office 2003 SBE ein. Schon in den ersten Wochen stieg der Umsatz dauerhaft um fünf Prozent, die Investition wird sich voraussichtlich bereits in neun Monaten bezahlt machen.
Für Autofahrer im Großraum Aachen ist der Fachhandel von Dieter Mainz die erste Adresse, wenn sie hochwertige Ersatzteile, das passende Montagewerkzeug oder Accessoires für ihren Wagen suchen. 1948 von Matthias Mainz als Reparaturwerkstatt für Lkws in der Aachener Rudolfstraße gegründet, wandelte sich die Firma unter der Leitung seines Sohns Johnny Mainz 1959 zum Groß- und Einzelhandelsunternehmen. Der Gründerenkel und heutige Geschäftsführer Dieter Mainz vergrößerte das Unternehmen, 1992 zog die Mainz GmbH & Co. KG in das neue Firmengebäude im Gewerbegebiet von Aachen. Mit dem Verkauf von Autoteilen für alle Fabrikate, der professionellen Beratung seiner sechs Mitarbeiter und dem zuverlässigen Lieferservice für Werkstätten und Wiederverkäufer erwirtschaftet die Mainz GmbH & Co. KG jährlich rund 1,5 Millionen Euro.
Freeware reichte nicht aus
Mit dem Unternehmen wuchsen auch die Anforderungen an die Informationstechnologie. Zunächst war ein älterer IBM-Server Netfinity 4500R mit dem Serverbetriebssystem Novell Netware 3.12 im Einsatz. Auf den PCs der Mitarbeiter lief Microsoft Windows 98, für das es keinen Support mehr gibt; im Büro nutzten Mainz und seine Mitarbeiter Open Office. Fast alle Daten wurden lokal gespeichert, die Internetverbindung und die Sicherheit sollte eine Linux-Firewall auf Basis von Debian 3.1 gewährleisten. „Auf dem Novell-Netware-Server existierten unterschiedliche Verzeichnisdienste: eine Datenbank für den Internetzugriff, eine für die Benutzeranmeldung und eine für den Zugriff auf die ERP-Anwendung. Die Pflege war daher sehr aufwendig und verursachte hohe Supportkosten“, beschreibt Geschäftsführer Dieter Mainz die Ausgangslage. Auch um die Sicherheit der IT war es nicht zum Besten bestellt: „Die Linux-Firewall war im August und September letzten Jahres Hackerattacken ausgesetzt – mit der Folge, dass das ganze System stundenlang stillstand“, berichtet Mainz. Vor allem die tägliche Masse an Spammails in den Postfächern war ein Ärgernis. Probleme gab es auch mit der Datensicherung, die mit dem Altsystem nur eingeschränkt funktionierte. Schließlich war das System an seiner Leistungsgrenze angelangt: Die Mitarbeiter konnten auf ihren PCs viele Anwendungen wie Microsoft Internet Explorer 7, die aktuelle Version der ERP-Software CSS-Win 1.0 von Computer-Systeme sowie Office 2003 nicht nutzen. Gerade bei der Kalkulation mit komplexen Tabellen stellten die Mitarbeiter immer wieder schmerzlich fest, dass Open Office nicht den vollen Funktionsumfang von Microsoft Office bot. Um seinen Mitarbeitern ein effizientes Arbeitsumfeld und seinen Kunden bestmöglichen Service zu bieten, beschloss Dieter Mainz im Oktober 2006, eine moderne Komplettlösung einzuführen. Bei der Bestandsaufnahme und der Bedarfsermittlung, mit welcher Lösung der Mittelständler am effizientesten und kostengünstigsten eine zukunftssichere Plattform einführen könnte, unterstützte ihn der Microsoft Gold Certified Partner utilitas GmbH. „Das Ziel war, eine einheitliche, sichere und stabile Lösung zu nstallieren, die einfach zu bedienen ist und sogar vom Kunden größtenteils selbst gewartet werden kann“, beschreibt Geschäftsführer Peter Haupt die Anforderungen.
Komplettlösung erhöht Sicherheit
Die Entscheidung fiel auf Small Business Server 2003 R2 Premium Edition. Diese Serverlösung richtet sich speziell an kleine Unternehmen wie die Mainz GmbH & Co. KG. Als Komplettlösung bietet sie den Nutzern die wichtigsten Funktionen des Serversystems Microsoft Windows Server 2003, der Datenbank-Server Microsoft SQL Server 2005 Workgroup Edition und Microsoft Internet Security & Acceleration (ISA) Server 2004 sowie Microsoft Exchange Server 2003 SP2. Small Business Server unterstützt damit die Mainz GmbH bei der Organisation und Steuerung aller Prozesse, er vereint nun sämtliche Datenbestände, die zuvor auf mehreren Servern verteilt waren. Der ebenfalls in SBS enthaltene Microsoft Business Contact Manager verwaltet zentral die Kundenhistorien, Informationen zum Kaufverhalten sowie alle wichtigen Kontakte. Dank des Spamfilters von Exchange Server 2003 konnte auch die Anzahl der unerwünschten E-Mails bereits serverseitig erheblich gesenkt werden. Für die Sicherheit sorgt statt der Debian-Linux-Firewall nun der ISA Server 2004. „Mit dem Small Business Server 2003 R2 Premium Edition und dem integrierten ISA Server 2004 konnten wir für den Kunden eine einheitliche und stabile Sicherheitslösung zur Abwehr von Angriffen aller Art schaffen.“ Das klare Bekenntnis von Microsoft zum Thema IT-Sicherheit hat auch Dieter Mainz überzeugt: „Mit einem starken Softwarehersteller im Rücken fühlen wir uns sicherer als mit der alten Linux-Firewall.“ Die Umstellung der Systeme erfolgte im Dezember 2006 an nur einem Samstag, sodass die betrieblichen Abläufe des Unternehmens nicht gestört wurden: Zuerst führte der IT-Dienstleister utilitas eine vollständige Sicherung der alten Systeme durch, dann installierte er die neuen Clients mit Windows XP Professional und Microsoft Office 2003 SBE. Im Anschluss löste er den alten Server durch einen neuen Dell Power-Edge SC 1430 mit Small Business Server 2003 R2 Premium Edition ab. „Dank der intensiven Vorbereitung von utilitas konnte der Small Business Server schon nach wenigen Stunden in Betrieb gehen“, berichtet Mainz.
Besseres Kundenmanagement
Nach nur einer Stunde Schulung kam jeder Mitarbeiter mit dem neuen System zurecht. Alle PCs, Benutzer- und Zugriffsrechte, Drucker
und Anwendungen werden zentral mit dem Verzeichnisdienst Active Directory des Microsoft Windows Small Business Server verwaltet. Vorteilhaft ist auch die einfache Rechtevergabe: So sieht jeder Mitarbeiter auf seinem PC, was er auch tatsächlich nutzen darf. Untereinander können die Kollegen Informationen ganz bequem mit den integrierten Windows SharePoint Services austauschen. Sämtliche Informationen und Unterlagen stehen ihnen mit der Volltextsuchfunktion per Mausklick zur Verfügung. „Mit Windows SharePoint Services und dem in Small Business Server integrierten Intranet haben wir eine zentrale Anlaufstelle im Unternehmen für sämtliche Informationen geschaffen“, erklärt utilitas. Er selbst kann mit den Reportings von Small Business Server 2003 die Produktivität des Servers kontrollieren und administrieren sowie die PC-Arbeitsplätze betreuen. Der Dienstleister kümmert sich zudem um die Datensicherung auf Bändern.
Neue Plattform steigert Umsatz
Mithilfe der ebenfalls bereits in den Small Business Server 2003 integrierten Remote-Webarbeitsplatz-Funktion arbeiten die Mitarbeiter daheim mit ihren Notebooks genau so komfortabel wie im Büro. Für den sicheren Zugriff auf die Daten der Firma von zu Hause aus sorgt dabei der Microsoft ISA Server 2004. Mit dem Push-Service von Microsoft Exchange Server bleibt jeder auch unterwegs immer auf dem Laufenden: Sämtliche E-Mails werden in Echtzeit auf die Windows Mobile-Smartphones des Geschäftsführers und der Mitarbeiter geschickt. „Dies hat uns die Investition in eine zusätzliche Blackberry-Lösung erspart“, so Mainz. Dieter Mainz konnte bereits die ersten Vorteile der neuen Plattform messen: „Meine Mitarbeiter haben täglich bis zu 30 Minuten mehr Zeit, sich um die Kundenbelange zu kümmern. Unsere Kunden sind zufriedener, weil ihre Anliegen noch schneller bearbeitet werden. Schon in den ersten Wochen nach der Implementierung konnten wir fünf Prozent mehr Umsatz dank des integrierten Business Contact Manager verzeichnen“, beschreibt er die Erfolge der Umstellung. Mainz schätzt, dass sich die Investition in die neue Microsoft-Plattform in weniger als neun Monaten amortisiert haben wird. Er denkt bereits über den Einsatz der Kundenmanagementsoftware Microsoft CRM nach, um von weiteren Vorteilen einer zentralen Kundenverwaltung zu profitieren. Die vorhandenen Kundendaten jedenfalls können jederzeit aus dem Business Contact Manager übernommen werden. Auch seine aktuelle ERP-Software will er im kommenden Jahr durch Microsoft Dynamics NAV ersetzen. „Mit Microsoft Small Business Server verfügen wir jetzt über eine zukunftssichere Plattform für alle technischen Neuerungen der kommenden Jahre“, freut er sich.