„Seit der Umstellung auf Windows Server 2003 und Exchange Server 2003 ist der administrative Aufwand um etwa 15 Prozent zurückgegangen.“
Joachim Hubinger, IT-Manager, pfm AG

Die Firma pfm AG in Köln setzte bereits seit Jahren auf Linux-Server und die Oracle Collaboration Suite (OCS), um für ihre Mitarbeiter IT-Dienste wie Fileserver, E-Mail, Kalender et cetera bereitzustellen. Jedoch war die heterogene Infrastruktur aus 20 Servern sehr wartungsintensiv: „Zu umständlich, zu teuer und wenig aufeinander abgestimmt“, war eine der Aussagen, die in der IT-Abteilung zum Umdenken führten. Aufgrund der Komplexität der Landschaft musste immer wieder eine externe Firma für Systemanpassungen gerufen werden. Routineaufgaben beanspruchten so viel Zeit, dass die IT-Abteilung nur noch reagieren und nicht mehr strategisch agieren konnte. Die pfm AG stellte ihre IT-Landschaft daher konsequent auf das  Serverbetriebssystem Microsoft Windows Server 2003 und die Kommunikationsplattform Microsoft Exchange Server 2003 um, da sie mit der einheitlichen Umgebung bei Server- und Mailsystemen die Verwaltung der IT-Infrastruktur radikal vereinfachen konnte. Der administrative Aufwand wurde deutlich verringert. Zudem ist die Microsoft-Lösung zuverlässiger als das Vorgängersystem und erlaubt erstmals einheitliche Benutzerverwaltung.

Seit mehr als 30 Jahren ist die pfm Produkte für die Medizin AG eines der führenden deutschen Unternehmen für das Marketing und den Vertrieb medizintechnischer Produkte. Die in Köln beheimatete Firma führt nicht nur exklusiv die Produkte von Fremdherstellern, sondern ergänzt ihr Angebot auch um innovative Eigenentwicklungen. Für die Zukunft hat sich die pfm AG ehrgeizige Ziele gesetzt: In den kommenden fünf Jahren soll sich der Umsatz verdoppeln. Das wird sich natürlich auch auf den Personalbestand auswirken: Die Zahl von derzeit rund 250 Mitarbeitern dürfte sich in nächster Zeit deutlich erhöhen.

Problem heterogene Infrastruktur

Um das geplante Wachstum auch technisch zu bewältigen, musste die IT-Abteilung zunächst jedoch die entsprechenden Voraussetzungen schaffen. Denn bis Juli 2005 verfügte die pfm AG über eine äußerst heterogene IT-Infrastruktur mit mehr als 20 Servern. Die Mehrheit davon lief unter SUSE Linux 8.x und 9, einige wenige auch unter älteren Windows-Versionen. Als Kommunikationsplattform diente die Oracle Collaboration Suite (OCS) 10g Release 1, die die angeschlossenen Microsoft Office Outlook-Clients an den Windows-Arbeitsplätzen mit E-Mails sowie gemeinsam genutzten Ressourcen, etwa einem Kalender, versorgte. Hinzu kam ein Warenwirtschaftssystem, das auf SAP und einer Oracle-Datenbank beruhte und ebenfalls unter Linux lief. Aufgrund dieser heterogenen Umgebung gab es im Alltagsbetrieb häufig administrative Probleme: „Zu umständlich, zu teuer und wenig aufeinander abgestimmt“, charakterisiert IT-Manager Joachim Hubinger die IT-Administration zum damaligen Zeitpunkt. Allein schon das Anlegen eines neuen Anwenders bedeutete einen erheblichen Verwaltungsaufwand: „Kam ein neuer Mitarbeiter hinzu, mussten wir dessen Daten an bis zu fünf verschiedenen Systemen eingeben. Das kostete uns extrem viel Zeit und Nerven“, verdeutlicht Hubinger die Lage. Da die IT-Abteilung kein eigenes Knowhow zu den eingesetzten Produkten von Linux und Oracle besaß, musste im Bedarfsfall stets eine externe Firma herangezogen werden. Das führte nicht nur immer wieder zu zeitlichen Verzögerungen und geringerer Verfügbarkeit, sondern erwies sich insgesamt auch als ziemlich teuer. Häufig traten Schwierigkeiten bei der Synchronisation der Outlook-Clients mit der Oracle Collaboration Suite auf. Zudem erwies sich die Rechteverwaltung als äußerst umständlich: „Die Oracle Collaboration Suite hat ihre eigene Verwaltungsstruktur für die verschiedenen Berechtigungen“, erläutert Hubinger. „Innerhalb dieses Systems musste ich je einen Anwender anlegen für den Mailserver, einen für den Kalenderserver und einen für das Dateisystem, das dahinterstand.“

Radikaler Schnitt

Die IT-Abteilung war daher ständig mit administrativen Aufgaben beschäftigt und nicht in der Lage, sich auf die strategische Weiterentwicklung der IT-Landschaft zu konzentrieren. Hubinger und seine Mitarbeiter entschlossen sich daher zu einem radikalen Schnitt. Unterstützt von der utilitas GmbH in Aachen, stellten sie die komplette Server- und  Kommunikationsinfrastruktur auf eine neue Basis: Als einheitliche Betriebssystemplattform für sämtliche Serversysteme führte die pfm AG den Microsoft Windows Server 2003 ein. Darauf aufbauend sorgt der Microsoft Exchange Server 2003 für ein modernes, durchgängiges  Kommunikationssystem, das nahtlos in die gewohnten Outlook-Clients integriert ist. „Unsere bisherigen Erfahrungen mit der Windows-Welt waren gut“, erläutert Hubinger die Hintergründe der Entscheidung. „Mit der neuen Windows-Serverplattform sind wir somit nicht nur in der Lage, unser vorhandenes Know-how zu nutzen, sondern können – dank der einheitlichen Systemumgebung bei Serverund Mailsystemen – auch die Verwaltung der IT-Infrastruktur radikal vereinfachen.“ Als größere Herausforderung bei der Umstellung erwiesen sich die gewaltigen Datenbestände, die sich auf der Linux-Plattform angesammelt hatten. Um diese auf die neuen Windows-Systeme zu migrieren, schaffte die pfm AG einen Hochleistungsserver mit Mehrprozessorsystem von Unisys an und installierte dort die Windows Server 2003 Enterprise Edition. Dabei  erforderte die Umwandlung der Datensätze eine sehr hohe Rechenleistung, viel Arbeitsspeicher und belegte darüber hinaus eine Menge Plattenplatz. Mit Windows Server 2003 als Betriebssystem konnte diese Aufgabe zuverlässig erfüllt werden. Nachdem die Migration der Daten abgeschlossen war, konnte die pfm AG die Zahl der Server von ursprünglich 22 auf heute zehn  konsolidieren.

Einfache Administration

Anfang 2006, ein halbes Jahr nach der Systemumstellung, zieht IT-Manager Hubinger Bilanz: „Wir sind heute IT-technisch an einem Punkt angekommen, an dem wir sagen können, wir arbeiten endlich nicht mehr nur reaktiv, sondern strategisch.“ In erster Linie ist dies das Ergebnis des verringerten administrativen Aufwands durch die einheitliche Systemumgebung. Die Microsoft-Lösung vereinfacht die Verwaltung der IT-Infrastruktur im  Vergleich zur Vorgängerlösung. Der hohe Abstimmungsaufwand zwischen den unterschiedlichen Systemwelten, der vor der Migration die Regel war, entfällt. Die Microsoft-Lösung bietet leicht zu bedienende Werkzeuge, die im Lieferumfang der Serversoftware bereits enthalten sind und den Systemadministratoren der pfm AG die Arbeit erleichtern. Dank der durchgängig eingesetzten Technologie von Microsoft ist es beispielsweise nicht mehr erforderlich, einen neuen Anwender mehrfach anzulegen. Durch die Integration in den in Windows Server 2003 enthaltenen zentralen Verzeichnisdienst Active Directory übernimmt der Exchange Server 2003 die Daten automatisch.

Höhere Verlässlichkeit

Aufgrund des ohnehin vorhandenen Windows-Know-how und der intuitiven Bedienerführung können die Systemadministratoren heute viele Aufgaben selbst durchführen, für die sie früher einen externen Dienstleister hinzuziehen mussten. „Die Microsoft-Lösung ist deutlich zuverlässiger und weniger wartungsintensiv als das Vorgängersystem“, findet Hubinger. „Der administrative Aufwand ist im Vergleich zur Vorgängerlösung um etwa 15 Prozent zurückgegangen.“ Die Servicequalität, die die IT-Abteilung den Anwendern bieten kann, ist damit deutlich höher, da es heute zu weniger Ausfall- und Wartezeiten durch Pannen und Anpassungsvorgänge kommt. Die IT-Abteilung kann nun auch zukunftsorientiert arbeiten. Durch die Umstellung auf die Microsoft-Plattform ist nicht nur der aktuelle Aufwand geringer geworden, sondern gleichzeitig hat sie den Grundstein dafür gelegt, dass auch die in den kommenden Jahren anstehenden Aufgaben bewältigt werden können. „Der Gewinn ist enorm, nicht nur für die Abteilung, sondern auch  fürs Unternehmen“, freut sich Hubinger. „Denn wir haben jetzt auch mal die Zeit, uns Strukturen vorzunehmen, Prozesse unter die Lupe zu nehmen und die dann zu überarbeiten. Selbst wenn die Mitarbeiterzahl steigt, kann ich die gesamte Infrastruktur mit dem gleichen Personalbestand administrieren. Das war mit dem früheren System nicht möglich.“ Die Investitionen für die Umstellung zahlen sich aus: „Mit dem neuen System hat die pfm am Ende des Tages eine niedrigere TCO (Total Cost of Ownership) als mit der Oracle und Linux-Lösung“, berechnet utilitas. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist gestiegen. Das neue System funktioniert nicht nur problemlos, sondern lässt sie nun auch durchgängig in einer vertrauten Umgebung arbeiten. So greifen die rund 60 Außendienstmitarbeiter der pfm AG heute beispielsweise per Microsoft Office Outlook Web Access auf ihre E-Mails, Kalender und Adressen zu. Zwar gab es auch zuvor bereits einen Webclient für die Verbindung zur OCS, „der war aber nicht ganz konform mit dem in der Firma verwendeten Outlook“, sagt Hubinger. „Damit konnten sich die Anwender nicht identifizieren.“ Weitere Projekte, etwa ein Intranetportal auf Basis von Microsoft SharePoint Portal Server 2003, werden in den nächsten Monaten folgen. Dank der neuen Windows-Plattform hat die IT-Abteilung der pfm AG endlich Zeit für diese Aufgaben. Das sieht auch Peter Haupt vom Partnerunternehmen so: „Durch die klare Entscheidung für eine Plattform kann die pfm AG deutlich mehr eigenes IT-Know-how aufbauen und schafft Freiraum für zukünftige IT-Projekte.“